Bài Giảng Quản Lý Y Tế
Mô tả: TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG BỘ MÔN QUẢN LÝ HỆ THỐNG Y TẾ BÀI GIẢNG QUẢN LÝ Y TẾ (Tài liệu giảng dạy cho Cử nhân Y tế công cộng) Hà Nội - 2010.
Khái niệm về lập kế hoạch Lập kế hoạch là một trong các chức năng cơ bản của quản lý, nhằm định ra chương trình, mục tiêu, chiến lược mà quản lý cần đạt được. Kế hoạch là một bản trình bày cụ thể về các hoạt động, nguồn lực và mốc thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và tìm ra cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Vậy mục tiêu là gì? Mục tiêu là tình trạng tương lai mà một cơ quan/tổ chức mong đạt được. Như vậy, mục tiêu là điểm đến của tương lai còn kế hoạch là phương tiện hiện tại để đi đến điểm đến đó. Các hoạt động đề ra trong bản kế hoạch cần phải xắp xếp theo một cách thức, trình tự, nhất định nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch là một hoạt động rất thường xuyên trong cuộc sống và trong công việc nhằm vạch ra kế hoạch hoạt động cho chính mình và cho những đối tượng mà mình quản lý. Lập kế hoạch còn là quá trình tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi sau: - Mục tiêu cần đạt là gì? - Nên làm cái gì, làm như thế nào thì có thể đạt được mục tiêu một cách thuận lợi nhất? - Làm khi nào là tốt nhất? - Cần có những điều kiện gì? Những yếu tố nào? Bao nhiêu? - Ai làm? - Làm ở đâu? Như vậy: “Lập kế hoạch là quá trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai”. 2. Các loại kế hoạch 2.1. Theo thời gian - Kế hoạch dài hạn: thường được xây dựng cho 10-15 năm - Kế hoạch trung hạn: thường là 3-7 năm, phổ biến là 5 năm 5 - Kế hoạch ngắn hạn: dưới 3 năm, thường là 1 năm Việc phân chia kế hoạch thời gian cụ thể như trên chỉ là ví dụ và mang tính tương đối. Tùy cấp độ hay đơn vị xây dựng kế hoạch sẽ có phân loại riêng về khoảng thời gian cho từng loại kế hoạch dại hạn, trung hạn và ngắn hạn 2.2. Theo cấp độ - Kế hoạch vĩ mô: đó là kế hoạch hoạch định cho thời kỳ dài, mang tính chiến lược và tập trung cao, do các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao xây dựng. Ví dụ: kế hoạch phát triển nhân lực y tế đến năm 2010. - Kế hoạch vi mô: là kế hoạch mang tính chiến thuật, dùng để triển khai kế hoạch vĩ mô, chiến lược, giải pháp của các cấp lãnh đạo và thường do các nhà quản lý điều hành của đơn vị, tổ chức xây dựng. Ví dụ: kế hoạch đào tạo cán bộ tại trung tâm y tế dự phòng huyện A. 2.3. Theo phạm vi - Kế hoạch tổng thể: là kế hoạch xây dựng cho quy mô lớn, phạm vi vấn đề rộng, thường mang tính chiến lược. Ví dụ: Kế hoạch phát triển mạng lưới y tế cơ sở đến năm 2010 - Kế hoạch bộ phận: là kế hoạch xây dựng cho quy mô nhỏ và những lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: Kế hoạch phát triển cộng tác viên phòng chống HIV/AIDS tại trạm y tế xã. 2.4. Theo tính chất của kế hoạch Một trong các tiêu chí của lập kế hoạch tốt là sự linh hoạt và đáp ứng được sự thay đổi xung quanh. Có một số cách tiếp cận trong lập kế hoạch như sau: 2.4.1. Lập kế hoạch theo vấn đề/Quản lý dựa trên mục tiêu (management by objectives) Lập kế hoạch theo vấn đề được thực hiện theo bốn bước của sơ đồ dưới đây: Mục tiêu chiến lược tổ chức Mục tiêu của từng bộ phận Mục tiêu của từng cá nhân Kế hoạch Hành động Xem xét tiến độ Điều chỉnh kế hoạch Đánh giá việc thực hiện chung Bước 1. Xác định mục tiêu Bước 2. Xây dựng kế hoạch hành động Bước 3. Xem xét tiến độ Bước 4. Đánh giá việc thực hiện Mô hình quá trình quản lý dựa trên mục tiêu (Richard Daft và Dorothy Marcic) 6 2.4.2. Kế hoạch một lần (single-use plans) Kế hoạch 1 lần được xây dựng để đạt được những mục tiêu mà dường như là chỉ xuất hiện một lần. Kế hoạch có thể là kế hoạch cho chương trình hoặc cho dự án. Kế hoạch chương trình nhằm nhằm đạt mục tiêu của tổ chức chỉ một lần, có thể cần vài năm để hoàn thành và có phạm vi lớn. Kế hoạch dự án cũng là các kế hoạch cũng nhằm đạt mục tiêu 1 lần, có phạm vi hẹp hơn, thời gian ngắn hơn chương trình. Chương trình có thể liên quan đến một vài dự án và dự án thường là một phần của một chương trình lớn hơn. Ví dụ trong chương trình phòng chống suy dinh dưỡng (SDD) có thể, có dự án Biên soạn giáo trình Phục hồi dinh dưỡng cho trẻ em SDD. 2.4.3. Kế hoạch thường xuyên (standing plans) Các kế hoạch được sử dụng để thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên trong tổ chức. Kế hoạch thường xuyên bao gồm • Các chính sách/qui chế của cơ quan: kế hoạch này có phạm vi rộng- là hướng dẫn chung, dựa trên mục tiêu và kế hoạch chiến lược và đưa ra những giới hạn để có thể quyết định. Ví dụ: qui chế về cải thiện chất lượng liên tục, qui chế về phòng tránh quấy rối tình dục nơi công sở • Các qui định: có phạm vi hẹp hơn, xác định ra những hành động cụ thể cần thực hiện và có thể chỉ áp dụng trong một số bối cảnh cụ thể. Ví dụ: Không uống rượu trong giờ làm việc • Các qui trình: là những bước thực thi công việc cụ thể, xác định một loạt các bước cần tuân thủ để đạt được mục tiêu nhất định. Ví dụ: Qui trình khám thai, qui trình đỡ đẻ, qui trình xử lý dụng cụ kim loại 2.4.4. Kế hoạch khẩn cấp/tình huống (contingency/senario plans) Kế hoạch khẩn cấp xác định những điều tổ chức cần làm trong tình huống khẩn cấp/có sự thay đổi lớn của môi trường hoặc khi muốn giới thiệu một sự thay đổi lớn trong tổ chức. Ví dụ kế hoạch hoạt động khi có bão lũ xảy ra trên địa bàn bệnh viện hoạt động. Để xây dựng được kế hoạch này, tổ chức cần thực hiện những bước sau: – Xác định những yếu tố không kiểm soát được, ví dụ, lạm phát, sự phát triển của công nghệ, thiên tai – Dự đoán các tình huống có thể xảy ra, kể cả tình huống xấu nhất – Lập các kế hoạch để xử trí kịp thời các tình huống 2.5. Theo phương pháp xây dựng kế hoạch 2.5.1. Lập kế hoạch từ trên xuống (top down) hay quá trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch hoạt động của cơ sở: đó là quá trình hiện thực hóa các chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động vĩ mô của nhà nước trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe thông qua các hoạt động cụ thể tại cơ sở. Quá trình hiện thực hóa này cũng có thể được thể hiện qua các chỉ tiêu và được phân bổ từ trên xuống dưới, từ trung ương xuống tỉnh, tỉnh xuống huyện, huyện xuống xã. Dựa trên các chỉ tiêu được phân bổ, các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các chỉ tiêu đó. Như vậy, phương pháp lập kế hoạch này không dựa vào nhu cầu và chỉ do một nhóm người 7 không trực tiếp thực hiện xây dựng nên tính hiệu quả của những kế hoạch này thường không cao. 2.5.2. Lập kế hoạch từ dưới lên (bottom up) hay lập kế hoạch dựa trên lựa chọn ưu tiên của cơ sở: là phương pháp lập kế hoạch dựa trên thực tế tại cơ sở, được xây dựng không chỉ bởi những người lãnh đạo mà còn có sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện (nhân viên y tế) và cả cộng đồng. Lợi ích của việc lập kế hoạch này là xác định được các vấn đề cần giải quyết một cách cụ thể, thiết thực hơn phương pháp trên, ngoài ra còn trao trách nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho tuyến dưới, cấp dưới, huy động được nguồn lực và sáng kiến của cán bộ, nhân dân. Quy trình lập kế hoạch dựa trên lựa chọn ưu tiên gồm có 6 bước sẽ được trình bày chi tiết trong các bài tiếp theo. Quy trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành các hoạt động của đơn vị, cơ sở Những phân loại trên đây về các loại kế hoạch chỉ có ý nghĩa tương đối tùy theo quan điểm mà có các cách phân loại khác nhau. Tùy theo từng hoàn cảnh cụ thể, cũng có khi các cơ sở, đơn vị phối hợp các phương pháp, hình thức lập kế hoạch hoạch khác nhau nhằm giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất trong điều kiện các nguồn lực có hạn tại cơ sở, đơn vị mình. Xu hướng mới trong lập kế hoạch bao gồm lập kế hoạch từ dưới lên, lập kế hoạch có sự tham gia của mọi nhân viên/ bộ phận và lập kế hoạch dựa trên bằng chứng. Tổ chức triển khai thực hiện Nghiên cứu văn bản cấp trên Cụ thể hóa các mục tiêu của cấp trên và xác định yêu cầu thực hiện Hình thành dự thảo kế hoạch của đơn vị, cơ sở Trình duyệt kế hoạch 8 Điều này giúp cho các bản kế hoạch phù hợp với thực tế nhu cầu cũng như điều kiện của địa phương. Hiện nay các chương trình/dự án y tế đang cố gắng áp dụng lập kế hoạch dựa trên vấn đề và quản lý dựa vào mục tiêu. 3. Lập kế hoạch chiến lược Để một tổ chức có thể phát triển lớn mạnh trong một xã hội, tổ chức đó cần có mục tiêu và kế hoạch. Mục tiêu được chia làm nhiều cấp độ: tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược, mục tiêu trung gian và mục tiêu ngắn hạn. – Tầm nhìn là sự mô tả về những gì tổ chức muốn hoàn thành sau khi thực hiện các chiến lược và công việc. Tầm nhìn được xây dựng dựa trên mong đợi của những thành viên trong tổ chức và những người có liên quan trong xã hội đối với tổ chức, là hiện thân của những giá trị và văn hoá tổ chức, giúp khuyến khích và liên minh mọi người vì mục tiêu chung. Ví dụ: bệnh viện A muốn trở thành một bệnh viện hàng đầu về chất lượng phục vụ trong toàn khu vực miền Trung. – Để thực hiện tầm nhìn, các tổ chức xây dựng sứ mệnh - lý do để một tổ chức tồn tại. Ví dụ: Đảm bảo mọi người dân trong khu vực được điều trị và phục hồi chức năng nếu bị tai nạn thương tích. Sứ mệnh giúp khách hàng, người tài trợ, cộng đồng…) có nhìn nhận đúng đắn đối với tổ chức; giúp nhân viên cam kết với tổ chức, nó là nguồn động viên và cam kết, giúp nhân viên hiểu “tại sao” tổ chức và các bộ phận chính của tổ chức tồn tại. và giúp nhân viên nhận biết cần thực hiện những hoạt động gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu. Bên cạnh đó, nó định hướng cho mọi cố gắng của tổ chức theo một hướng và giúp định hướng cho việc ra quyết định cũng như đánh giá việc thực hiện công việc. – Mục tiêu chiến lược là những gì tổ chức mong muốn đạt được. Có thể bao gồm các lĩnh vực như vị trí đứng của tổ chức trong xã hội/thị trường, sự cải thiện và phát triển tổ chức, sản phẩm/dịch vụ, nguồn tài chính và cơ sở hạ tầng, lợi nhuận và sự thực hiện công việc và thái độ của nhân viên – Kế hoạch chiến lược xác định những hành động mà cơ quan dự định thực hiện để đạt được mục tiêu chiến lược, biến mục tiêu chiến lược thành hiện thực. Kế hoạch chiến lược thường dài hạn từ 3-5 năm. Ví dụ về chiến lược phát triển của trường Đại học Y tế công cộng (Hà Nội, Việt Nam) là tập trung vào tăng chất lượng đào tạo với quyết tâm sau 5 năm, một môi trường đào tạo chuẩn mực sẽ được hình thành và vận hành hoàn chỉnh. Điều này sẽ đưa nhà trường trở thành một địa điểm đào tạo quốc tế đáng tin cậy về YTCC trên thế giới. 9 Các cấp độ mục tiêu và kế hoạch (Richard Daft và Dorothy Marcic) Cách thức xây dựng mục tiêu kế hoạch chiến lược: thực hiện đánh giá môi trường bên ngoài và vấn đề bên trong tổ chức sau đó sử dụng kết quả để xây dựng mục tiêu và kế hoạch chiến lược theo sơ đồ sau: Quá trình quản lý chiến lược (Richard Daft và Dorothy Marcic) Thông điệp với nội bộ Thông điệp với bên ngoài Đánh giá Mục tiêu/Kế hoạch thực hiện cụ thể cho các đơn vị và cá nhân Sứ mệnh Mục tiêu/Kế hoạch chiến lược cho cả ổ chức Mục tiêu/Kế hoạch trung gian cho các bộ phận chính Nhìn nhận Nguồn động viên Định hướng Thực hiện và đánh giá chiến lược mới thông qua những thay đổi như: • Lãnh đạo • Cơ cấu • Nhân sự • Hệ thống • Thông tin Xem xét môi trường bên trong Đánh giá thực trạng: • Sứ mệnh • Mục tiêu CL • Các chiến lược Xây dựng Sứ mệnh và Mục tiêu CL mới Xây dựng CL mới: như • Dịch vụ • Chất lượng • Hợp tác Xem xét môi trường bên ngoài: • Chính sách • Kinh tế • Xã hội • Công nghệ Xác định các yếu tố chiến lược: • Cơ hội • Thách thức Xác định các yếu tố chiến lược: • Điểm mạnh • Điểm yếu 10 4. Kỹ năng lập kế hoạch Trong phần này chúng tôi xin giới thiệu tóm tắt về 6 kỹ năng thường được ứng dụng trong các loại lập kế hoạch. Các kỹ năng này thực chất cũng là các bước thường được sử dụng để lập kế hoạch đáp ứng với việc lập kế hoạch để giải quyết vấn đề được lựa chọn ưu tiên của cơ sở. Chi tiết từng kỹ năng sẽ được trình bày kỹ trong các bài tiếp theo. 4.1. Thu thập thông tin đánh giá tình hình sức khỏe Thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch. Ngay từ bước đầu tiên này, chúng ta cần thu thập thông tin để đánh giá tình hình hiện tại, giúp trả lời câu hỏi “Chúng ta đang ở đâu?”. Để có thể trả lời được câu hỏi đó chính xác, ta cần phải xác định rõ những thông tin cần thu thập, biết các phương pháp và các nguồn thu thập thông tin, để đảm bảo thu thập đúng và đủ các thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, ta phải biết phân tích thông tin để có thể chuyển đổi các số liệu thô thành các số liệu ta cần, phải trình bày các thông tin thu thập được một cách rõ ràng, dễ hiểu và báo cáo các thông tin thu thập được này nếu cần thiết. 4.2. Xác định vấn đề sức khỏe ưu tiên Sau khi thu thập thông tin cần thiết và phân tích tình hình, chúng ta có thể phát hiện ra rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Tuy nhiên chúng ta không thể tiến hành giải quyết tất cả những vấn đề được phát hiện ngay lập tức và cùng một lúc được. Vậy để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, chúng ta phải xem xét vấn đề nào cần giải quyết trước, vấn đề nào cần giải quyết sau bằng cách áp dụng các phương pháp khoa học để xác định ưu tiên. Để lựa chọn ưu tiên chúng ta sẽ phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố như vấn đề đó có quan trọng không, có khẩn cấp không, có thể giải quyết được không, nguồn lực của chúng ta ra sao để quyết định. Cách lựa chọn ưu tiên sẽ được trình bày chi tiết trong bài Xác định vấn đề ưu tiên. 4.3. Xây dựng mục tiêu Sau khi đã xác định được vấn đề ưu tiên cần giải quyết, giai đoạn tiếp theo của chúng ta là phải xác định được những vấn đề đó có thể giảm đi hoặc giải quyết được đến chừng mực nào. Ngay cả để giải quyết những vấn đề một cách triệt để cũng phải có những mục tiêu cho từng giai đoạn, giải quyết theo từng nấc để đạt tới đích cuối cùng. Ví dụ những mục tiêu dài hạn như loại trừ một số bệnh lây như bệnh sởi hay giảm tỷ lệ tử vong trẻ em, đều phải ấn định một số mục tiêu giữa chừng cần thiết để đạt mục tiêu cuối cùng. Xác định mục tiêu không chỉ cần thiết cho việc lập kế hoạch mà còn giúp đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để có được một mục tiêu tốt thì trước hết mục tiêu đó phải được xây dựng dựa trên cơ sở khoa học rõ ràng và tin cậy. Mục tiêu đó cũng phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn như có đối tượng, hoạt động rõ ràng, cụ thể, có thời gian, địa . TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG BỘ MÔN QUẢN LÝ HỆ THỐNG Y TẾ BÀI GIẢNG QUẢN LÝ Y TẾ (Tài liệu giảng d y cho Cử nhân Y tế công cộng) Hà Nội - 2010 DANH MỤC CHỮ VIẾT. HIV/AIDS Trung tâm phòng chống HHIV/AIDS TTYT Trung tâm y tế TƯ Trung ương UBND y ban nhân dân VPP Văn phòng phẩm VSMT Vệ sinh môi trường WHO Tổ chức y tế thế giới YTCC Y tế công cộng MỤC LỤC TỔNG QUAN. thông tin y tế: Thông tin y tế là những tin tức mô tả về các y u tố liên quan đến sức khoẻ con người và cộng đồng. Thông tin y tế có thể mô tả các lĩnh vực khác nhau trong ngành y tế và cả những
Khái niệm về lập kế hoạch Lập kế hoạch là một trong các chức năng cơ bản của quản lý, nhằm định ra chương trình, mục tiêu, chiến lược mà quản lý cần đạt được. Kế hoạch là một bản trình bày cụ thể về các hoạt động, nguồn lực và mốc thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và tìm ra cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Vậy mục tiêu là gì? Mục tiêu là tình trạng tương lai mà một cơ quan/tổ chức mong đạt được. Như vậy, mục tiêu là điểm đến của tương lai còn kế hoạch là phương tiện hiện tại để đi đến điểm đến đó. Các hoạt động đề ra trong bản kế hoạch cần phải xắp xếp theo một cách thức, trình tự, nhất định nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch là một hoạt động rất thường xuyên trong cuộc sống và trong công việc nhằm vạch ra kế hoạch hoạt động cho chính mình và cho những đối tượng mà mình quản lý. Lập kế hoạch còn là quá trình tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi sau: - Mục tiêu cần đạt là gì? - Nên làm cái gì, làm như thế nào thì có thể đạt được mục tiêu một cách thuận lợi nhất? - Làm khi nào là tốt nhất? - Cần có những điều kiện gì? Những yếu tố nào? Bao nhiêu? - Ai làm? - Làm ở đâu? Như vậy: “Lập kế hoạch là quá trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai”. 2. Các loại kế hoạch 2.1. Theo thời gian - Kế hoạch dài hạn: thường được xây dựng cho 10-15 năm - Kế hoạch trung hạn: thường là 3-7 năm, phổ biến là 5 năm 5 - Kế hoạch ngắn hạn: dưới 3 năm, thường là 1 năm Việc phân chia kế hoạch thời gian cụ thể như trên chỉ là ví dụ và mang tính tương đối. Tùy cấp độ hay đơn vị xây dựng kế hoạch sẽ có phân loại riêng về khoảng thời gian cho từng loại kế hoạch dại hạn, trung hạn và ngắn hạn 2.2. Theo cấp độ - Kế hoạch vĩ mô: đó là kế hoạch hoạch định cho thời kỳ dài, mang tính chiến lược và tập trung cao, do các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao xây dựng. Ví dụ: kế hoạch phát triển nhân lực y tế đến năm 2010. - Kế hoạch vi mô: là kế hoạch mang tính chiến thuật, dùng để triển khai kế hoạch vĩ mô, chiến lược, giải pháp của các cấp lãnh đạo và thường do các nhà quản lý điều hành của đơn vị, tổ chức xây dựng. Ví dụ: kế hoạch đào tạo cán bộ tại trung tâm y tế dự phòng huyện A. 2.3. Theo phạm vi - Kế hoạch tổng thể: là kế hoạch xây dựng cho quy mô lớn, phạm vi vấn đề rộng, thường mang tính chiến lược. Ví dụ: Kế hoạch phát triển mạng lưới y tế cơ sở đến năm 2010 - Kế hoạch bộ phận: là kế hoạch xây dựng cho quy mô nhỏ và những lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: Kế hoạch phát triển cộng tác viên phòng chống HIV/AIDS tại trạm y tế xã. 2.4. Theo tính chất của kế hoạch Một trong các tiêu chí của lập kế hoạch tốt là sự linh hoạt và đáp ứng được sự thay đổi xung quanh. Có một số cách tiếp cận trong lập kế hoạch như sau: 2.4.1. Lập kế hoạch theo vấn đề/Quản lý dựa trên mục tiêu (management by objectives) Lập kế hoạch theo vấn đề được thực hiện theo bốn bước của sơ đồ dưới đây: Mục tiêu chiến lược tổ chức Mục tiêu của từng bộ phận Mục tiêu của từng cá nhân Kế hoạch Hành động Xem xét tiến độ Điều chỉnh kế hoạch Đánh giá việc thực hiện chung Bước 1. Xác định mục tiêu Bước 2. Xây dựng kế hoạch hành động Bước 3. Xem xét tiến độ Bước 4. Đánh giá việc thực hiện Mô hình quá trình quản lý dựa trên mục tiêu (Richard Daft và Dorothy Marcic) 6 2.4.2. Kế hoạch một lần (single-use plans) Kế hoạch 1 lần được xây dựng để đạt được những mục tiêu mà dường như là chỉ xuất hiện một lần. Kế hoạch có thể là kế hoạch cho chương trình hoặc cho dự án. Kế hoạch chương trình nhằm nhằm đạt mục tiêu của tổ chức chỉ một lần, có thể cần vài năm để hoàn thành và có phạm vi lớn. Kế hoạch dự án cũng là các kế hoạch cũng nhằm đạt mục tiêu 1 lần, có phạm vi hẹp hơn, thời gian ngắn hơn chương trình. Chương trình có thể liên quan đến một vài dự án và dự án thường là một phần của một chương trình lớn hơn. Ví dụ trong chương trình phòng chống suy dinh dưỡng (SDD) có thể, có dự án Biên soạn giáo trình Phục hồi dinh dưỡng cho trẻ em SDD. 2.4.3. Kế hoạch thường xuyên (standing plans) Các kế hoạch được sử dụng để thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên trong tổ chức. Kế hoạch thường xuyên bao gồm • Các chính sách/qui chế của cơ quan: kế hoạch này có phạm vi rộng- là hướng dẫn chung, dựa trên mục tiêu và kế hoạch chiến lược và đưa ra những giới hạn để có thể quyết định. Ví dụ: qui chế về cải thiện chất lượng liên tục, qui chế về phòng tránh quấy rối tình dục nơi công sở • Các qui định: có phạm vi hẹp hơn, xác định ra những hành động cụ thể cần thực hiện và có thể chỉ áp dụng trong một số bối cảnh cụ thể. Ví dụ: Không uống rượu trong giờ làm việc • Các qui trình: là những bước thực thi công việc cụ thể, xác định một loạt các bước cần tuân thủ để đạt được mục tiêu nhất định. Ví dụ: Qui trình khám thai, qui trình đỡ đẻ, qui trình xử lý dụng cụ kim loại 2.4.4. Kế hoạch khẩn cấp/tình huống (contingency/senario plans) Kế hoạch khẩn cấp xác định những điều tổ chức cần làm trong tình huống khẩn cấp/có sự thay đổi lớn của môi trường hoặc khi muốn giới thiệu một sự thay đổi lớn trong tổ chức. Ví dụ kế hoạch hoạt động khi có bão lũ xảy ra trên địa bàn bệnh viện hoạt động. Để xây dựng được kế hoạch này, tổ chức cần thực hiện những bước sau: – Xác định những yếu tố không kiểm soát được, ví dụ, lạm phát, sự phát triển của công nghệ, thiên tai – Dự đoán các tình huống có thể xảy ra, kể cả tình huống xấu nhất – Lập các kế hoạch để xử trí kịp thời các tình huống 2.5. Theo phương pháp xây dựng kế hoạch 2.5.1. Lập kế hoạch từ trên xuống (top down) hay quá trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch hoạt động của cơ sở: đó là quá trình hiện thực hóa các chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động vĩ mô của nhà nước trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe thông qua các hoạt động cụ thể tại cơ sở. Quá trình hiện thực hóa này cũng có thể được thể hiện qua các chỉ tiêu và được phân bổ từ trên xuống dưới, từ trung ương xuống tỉnh, tỉnh xuống huyện, huyện xuống xã. Dựa trên các chỉ tiêu được phân bổ, các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các chỉ tiêu đó. Như vậy, phương pháp lập kế hoạch này không dựa vào nhu cầu và chỉ do một nhóm người 7 không trực tiếp thực hiện xây dựng nên tính hiệu quả của những kế hoạch này thường không cao. 2.5.2. Lập kế hoạch từ dưới lên (bottom up) hay lập kế hoạch dựa trên lựa chọn ưu tiên của cơ sở: là phương pháp lập kế hoạch dựa trên thực tế tại cơ sở, được xây dựng không chỉ bởi những người lãnh đạo mà còn có sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện (nhân viên y tế) và cả cộng đồng. Lợi ích của việc lập kế hoạch này là xác định được các vấn đề cần giải quyết một cách cụ thể, thiết thực hơn phương pháp trên, ngoài ra còn trao trách nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho tuyến dưới, cấp dưới, huy động được nguồn lực và sáng kiến của cán bộ, nhân dân. Quy trình lập kế hoạch dựa trên lựa chọn ưu tiên gồm có 6 bước sẽ được trình bày chi tiết trong các bài tiếp theo. Quy trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành các hoạt động của đơn vị, cơ sở Những phân loại trên đây về các loại kế hoạch chỉ có ý nghĩa tương đối tùy theo quan điểm mà có các cách phân loại khác nhau. Tùy theo từng hoàn cảnh cụ thể, cũng có khi các cơ sở, đơn vị phối hợp các phương pháp, hình thức lập kế hoạch hoạch khác nhau nhằm giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất trong điều kiện các nguồn lực có hạn tại cơ sở, đơn vị mình. Xu hướng mới trong lập kế hoạch bao gồm lập kế hoạch từ dưới lên, lập kế hoạch có sự tham gia của mọi nhân viên/ bộ phận và lập kế hoạch dựa trên bằng chứng. Tổ chức triển khai thực hiện Nghiên cứu văn bản cấp trên Cụ thể hóa các mục tiêu của cấp trên và xác định yêu cầu thực hiện Hình thành dự thảo kế hoạch của đơn vị, cơ sở Trình duyệt kế hoạch 8 Điều này giúp cho các bản kế hoạch phù hợp với thực tế nhu cầu cũng như điều kiện của địa phương. Hiện nay các chương trình/dự án y tế đang cố gắng áp dụng lập kế hoạch dựa trên vấn đề và quản lý dựa vào mục tiêu. 3. Lập kế hoạch chiến lược Để một tổ chức có thể phát triển lớn mạnh trong một xã hội, tổ chức đó cần có mục tiêu và kế hoạch. Mục tiêu được chia làm nhiều cấp độ: tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược, mục tiêu trung gian và mục tiêu ngắn hạn. – Tầm nhìn là sự mô tả về những gì tổ chức muốn hoàn thành sau khi thực hiện các chiến lược và công việc. Tầm nhìn được xây dựng dựa trên mong đợi của những thành viên trong tổ chức và những người có liên quan trong xã hội đối với tổ chức, là hiện thân của những giá trị và văn hoá tổ chức, giúp khuyến khích và liên minh mọi người vì mục tiêu chung. Ví dụ: bệnh viện A muốn trở thành một bệnh viện hàng đầu về chất lượng phục vụ trong toàn khu vực miền Trung. – Để thực hiện tầm nhìn, các tổ chức xây dựng sứ mệnh - lý do để một tổ chức tồn tại. Ví dụ: Đảm bảo mọi người dân trong khu vực được điều trị và phục hồi chức năng nếu bị tai nạn thương tích. Sứ mệnh giúp khách hàng, người tài trợ, cộng đồng…) có nhìn nhận đúng đắn đối với tổ chức; giúp nhân viên cam kết với tổ chức, nó là nguồn động viên và cam kết, giúp nhân viên hiểu “tại sao” tổ chức và các bộ phận chính của tổ chức tồn tại. và giúp nhân viên nhận biết cần thực hiện những hoạt động gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu. Bên cạnh đó, nó định hướng cho mọi cố gắng của tổ chức theo một hướng và giúp định hướng cho việc ra quyết định cũng như đánh giá việc thực hiện công việc. – Mục tiêu chiến lược là những gì tổ chức mong muốn đạt được. Có thể bao gồm các lĩnh vực như vị trí đứng của tổ chức trong xã hội/thị trường, sự cải thiện và phát triển tổ chức, sản phẩm/dịch vụ, nguồn tài chính và cơ sở hạ tầng, lợi nhuận và sự thực hiện công việc và thái độ của nhân viên – Kế hoạch chiến lược xác định những hành động mà cơ quan dự định thực hiện để đạt được mục tiêu chiến lược, biến mục tiêu chiến lược thành hiện thực. Kế hoạch chiến lược thường dài hạn từ 3-5 năm. Ví dụ về chiến lược phát triển của trường Đại học Y tế công cộng (Hà Nội, Việt Nam) là tập trung vào tăng chất lượng đào tạo với quyết tâm sau 5 năm, một môi trường đào tạo chuẩn mực sẽ được hình thành và vận hành hoàn chỉnh. Điều này sẽ đưa nhà trường trở thành một địa điểm đào tạo quốc tế đáng tin cậy về YTCC trên thế giới. 9 Các cấp độ mục tiêu và kế hoạch (Richard Daft và Dorothy Marcic) Cách thức xây dựng mục tiêu kế hoạch chiến lược: thực hiện đánh giá môi trường bên ngoài và vấn đề bên trong tổ chức sau đó sử dụng kết quả để xây dựng mục tiêu và kế hoạch chiến lược theo sơ đồ sau: Quá trình quản lý chiến lược (Richard Daft và Dorothy Marcic) Thông điệp với nội bộ Thông điệp với bên ngoài Đánh giá Mục tiêu/Kế hoạch thực hiện cụ thể cho các đơn vị và cá nhân Sứ mệnh Mục tiêu/Kế hoạch chiến lược cho cả ổ chức Mục tiêu/Kế hoạch trung gian cho các bộ phận chính Nhìn nhận Nguồn động viên Định hướng Thực hiện và đánh giá chiến lược mới thông qua những thay đổi như: • Lãnh đạo • Cơ cấu • Nhân sự • Hệ thống • Thông tin Xem xét môi trường bên trong Đánh giá thực trạng: • Sứ mệnh • Mục tiêu CL • Các chiến lược Xây dựng Sứ mệnh và Mục tiêu CL mới Xây dựng CL mới: như • Dịch vụ • Chất lượng • Hợp tác Xem xét môi trường bên ngoài: • Chính sách • Kinh tế • Xã hội • Công nghệ Xác định các yếu tố chiến lược: • Cơ hội • Thách thức Xác định các yếu tố chiến lược: • Điểm mạnh • Điểm yếu 10 4. Kỹ năng lập kế hoạch Trong phần này chúng tôi xin giới thiệu tóm tắt về 6 kỹ năng thường được ứng dụng trong các loại lập kế hoạch. Các kỹ năng này thực chất cũng là các bước thường được sử dụng để lập kế hoạch đáp ứng với việc lập kế hoạch để giải quyết vấn đề được lựa chọn ưu tiên của cơ sở. Chi tiết từng kỹ năng sẽ được trình bày kỹ trong các bài tiếp theo. 4.1. Thu thập thông tin đánh giá tình hình sức khỏe Thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch. Ngay từ bước đầu tiên này, chúng ta cần thu thập thông tin để đánh giá tình hình hiện tại, giúp trả lời câu hỏi “Chúng ta đang ở đâu?”. Để có thể trả lời được câu hỏi đó chính xác, ta cần phải xác định rõ những thông tin cần thu thập, biết các phương pháp và các nguồn thu thập thông tin, để đảm bảo thu thập đúng và đủ các thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, ta phải biết phân tích thông tin để có thể chuyển đổi các số liệu thô thành các số liệu ta cần, phải trình bày các thông tin thu thập được một cách rõ ràng, dễ hiểu và báo cáo các thông tin thu thập được này nếu cần thiết. 4.2. Xác định vấn đề sức khỏe ưu tiên Sau khi thu thập thông tin cần thiết và phân tích tình hình, chúng ta có thể phát hiện ra rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Tuy nhiên chúng ta không thể tiến hành giải quyết tất cả những vấn đề được phát hiện ngay lập tức và cùng một lúc được. Vậy để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, chúng ta phải xem xét vấn đề nào cần giải quyết trước, vấn đề nào cần giải quyết sau bằng cách áp dụng các phương pháp khoa học để xác định ưu tiên. Để lựa chọn ưu tiên chúng ta sẽ phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố như vấn đề đó có quan trọng không, có khẩn cấp không, có thể giải quyết được không, nguồn lực của chúng ta ra sao để quyết định. Cách lựa chọn ưu tiên sẽ được trình bày chi tiết trong bài Xác định vấn đề ưu tiên. 4.3. Xây dựng mục tiêu Sau khi đã xác định được vấn đề ưu tiên cần giải quyết, giai đoạn tiếp theo của chúng ta là phải xác định được những vấn đề đó có thể giảm đi hoặc giải quyết được đến chừng mực nào. Ngay cả để giải quyết những vấn đề một cách triệt để cũng phải có những mục tiêu cho từng giai đoạn, giải quyết theo từng nấc để đạt tới đích cuối cùng. Ví dụ những mục tiêu dài hạn như loại trừ một số bệnh lây như bệnh sởi hay giảm tỷ lệ tử vong trẻ em, đều phải ấn định một số mục tiêu giữa chừng cần thiết để đạt mục tiêu cuối cùng. Xác định mục tiêu không chỉ cần thiết cho việc lập kế hoạch mà còn giúp đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để có được một mục tiêu tốt thì trước hết mục tiêu đó phải được xây dựng dựa trên cơ sở khoa học rõ ràng và tin cậy. Mục tiêu đó cũng phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn như có đối tượng, hoạt động rõ ràng, cụ thể, có thời gian, địa . TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG BỘ MÔN QUẢN LÝ HỆ THỐNG Y TẾ BÀI GIẢNG QUẢN LÝ Y TẾ (Tài liệu giảng d y cho Cử nhân Y tế công cộng) Hà Nội - 2010 DANH MỤC CHỮ VIẾT. HIV/AIDS Trung tâm phòng chống HHIV/AIDS TTYT Trung tâm y tế TƯ Trung ương UBND y ban nhân dân VPP Văn phòng phẩm VSMT Vệ sinh môi trường WHO Tổ chức y tế thế giới YTCC Y tế công cộng MỤC LỤC TỔNG QUAN. thông tin y tế: Thông tin y tế là những tin tức mô tả về các y u tố liên quan đến sức khoẻ con người và cộng đồng. Thông tin y tế có thể mô tả các lĩnh vực khác nhau trong ngành y tế và cả những
Bài quảng quản lý y tế
Tải sách :http://adf.ly/1Qa2yx
Download bài giảng quản lý y tế
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét